La mejor forma de almacenamiento de documentos | Mobiliario para oficina | Visso | Sillas de Oficina

El archivador es una pieza de mobiliario de oficina muy importante, que almacena documentos como parte de la base de datos de las operaciones o registros de las actividades de la empresa.

Los archivadores vienen en diferentes tamaños y se encuentran en una parte extrema de nuestra oficina. Algunos poseen cerraduras para evitar el acceso no autorizado, y otros son fáciles de transportar y accesibles para cualquier punto de la oficina.

Algunos modelos más grandes son usados por hospitales, estudios de abogados, ministerios o escuelas, y no pueden moverse fácilmente.

Existen múltiples formas de archivar documentos. Para desarrollar una técnica sistemática, debes analizar la información que debe ser archivada. Existen muchas formas para que puedas seleccionar el mejor método.

 

 

Por ejemplo, si mantienes registros de proveedores de partes de autos, entonces puedes archivar utilizando un orden alfabético basándote en el nombre de la compañía o por regiones geográficas.

Estos son los criterios que debes tener:

  • Comprar muchos fólderes.
  • Utiliza un folder diferente para proyectos en proceso y para proyectos terminados.
  • Codifíca los fólderes por color.
  • Etiqueta los fólderes.
  • Guarda los nuevos documentos en la parte delantera.
  • No utilices tu escritorio como un sistema para archivar.
  • Deshazte de los archivos que no son necesarios.
  • Haz un sistema numérico o codificado de archivo.

 

Cómo proteger tus archivos

No todo es para siempre, pero podemos conseguir que nuestros documentos que guardamos se mantengan en buen estado durante un largo periodo de tiempo.

El empleo de contenedores metálicos o de melamina es un método muy eficaz a largo plazo para proteger físicamente los documentos.

  • Reducen las variaciones de humedad.
  • Impiden el paso del polvo.
  • Eliminan por completo la luz.
  • Los que son transparentes permiten consultar el documento sin manipularlo directamente.
  • Constituyen un almacenamiento seguro para los documentos de gran tamaño (por ejemplo planos).