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Consejos prácticos sobre espacios de reunión

Consejos prácticos sobre espacios de reunión

Una sala de reunión adecuada y bien equipada puede ser la diferencia entre proyectos bien realizados o el bajo rendimiento de una empresa.

Una mesa de reunión es clave en la planificación y la toma decisiones importantes, ya sea en reuniones de directorio, trabajos en grupo, reuniones colaborativas o videoconferencias.

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Te recomendamos tener especial cuidado a la hora de escoger tu mesa de reunión, porque será la protagonista de cualquier espacio de reunión. Ten estos 04 puntos presentes a la hora de diseñar tu nuevo espacio de reunión:

Amplios y sin ruido. El ruido puede ser un gran enemigo de las reuniones. Elije un lugar estratégico y apacible para este fin. La amplitud condicionará la comodidad y la capacidad del número de tus colaboradores.

Sillonería ergonómica. La comodidad debe prevalecer en tus reuniones, ya que habrán muchas horas de trabajo. El secreto es poseer sillas ergonómicas para reunión para el bienestar de quienes se reúnen.

Amigable con la tecnología. Los muebles deben tener acceso interno a electricidad y equipos que ayuden a comunicarse con todos los interlocutores físicos o virtuales. El uso del bluetooth, cargadores y lap tops son imprescindibles.

Decoración motivadora o neutra. Un espacio que inspire y genere confianza hará que tus reuniones sean serias y efectivas a la vez. Usar colores que distraigan la atención no es aconsejable.

Usa colores serios y con diseños alineados con el espíritu de la empresa.

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Tengo una oficina pequeña, ¿Qué hago para amoblarla? Parte 2

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Pantallas o separadores entre puestos

Las pantallas para separar los puestos son clave en la zona de oficina abiertaAyudan a la privacidad y a que el usuario tenga su pequeño espacio.

Es con estos elementos con los que puedes hacer mas funcional el puesto de trabajo, ya que los separadores pueden ser de corcho tapizado en tela y le das color y calidez al área o puede ser una pizarra de plumón ideal para escribir notas o recordatorios o simplemente de vidrio como un tema de limpieza visual.

WIFI y conectividad

Imprescindible para evitar cableados innecesarios y costosos (que además se ven muy mal y malogran la visual de tu espacio).

Lo recomendable por un tema de orden y limpieza visual es que cada puesto tenga una caja donde la persona pueda levantar una tapa y encontrar enchufes, cables para cargar sus dispositivos electrónicos.

Esto encarece la implementación, por lo que el uso de extensiones es una solución simple y barata.

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Salas de reunión multiusos

 

Hoy la clásica sala de reuniones cerrada y a veces exclusiva de la gerencia ya no funciona.

Esta zona ha dado lugar a una zona multiusos al servicio de todos, que puede ser utilizada para mantener reuniones y videoconferencias, atender llamadas telefónicas, zonas de concentración o como espacio privado para quien lo necesite.

Es imprescindible tener ese espacio al alcance de todos.

 

Zona de reunión informal

Otra zona imprescindible es el área informal, esta es una zona también multiusos en donde podemos comer, tomar un café, conversar, relajarnos y desconectarnos por un momento.

Recomendamos mesas altas y bancos altos para cambiar la costumbre diaria y sentarnos de manera diferente, fomentando el movimiento y comunicación activa.

 

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04 Tips para encontrar la mesa de reunión ideal

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Encontrar o elegir una mesa de reunión puede ser difícil si no conoces bien su utilidad. Hay varias funciones que puede tener este tipo de mobiliario de oficina básico.

En las mesas debe prevalecer la comodidad, la amplitud y el diseño. Una mesa de reunión bien implementada generará mayor rendimiento en el trabajo.

Ten en cuenta que la tecnología también debe ser parte de tu mesa de reunión, así que tener accesos y conexiones también será importante.

Sigue los siguientes tips para elegir el tipo de mesa que necesitas:

1. Mesas rectangulares. Son las más habituales en las empresas y usado por los altos cargos. No tienen límites de longitud en la fabricación del tablero y la estructura. Puede pasar los 4 metros de longitud.

2. Mesas cuadradas o circulares. Estas mesas son usadas para reuniones de trabajo colaborativo, así que su uso será más seguido. Pueden alcanzar una circunferencia de hasta de 1 mt.

3. Mesas altas. Igual que las mesas circulares, pueden usarse para reuniones colaborativas o más informales, para aquellas que no toman mucho tiempo. Para atender a un proveedor o una visita. Pueden medir de desde 1.10 mt hasta el 2 mt de longitud.

4. Mesas regulables. Estas mesas son dinámicas, lo que las hace muy valoradas. Cuentan con un tablero de altura regulable de forma electrónica. Permite reuniones sentados o de pie.

De acuerdo con el tipo de mesa que elijas, tendrás mejores reuniones y proyectos logrados para tu plan de crecimiento.

 

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Mesa de reunión para tu nueva oficina

Mesa de reunión para tu nueva oficina

Muchas empresas en la actualidad no están preparadas o no poseen la infraestructura adecuada para una de las actividades más importantes en el trabajo.

De estas actividades salen las decisiones claves, planes de trabajo, progreso de actividades y proyectos a futuro para la empresa, que ayudarán a tomar su rumbo en el mercado y su crecimiento.

 

Reuniones modernas

La realidad es que las mesas de reuniones tradicionales no están preparadas para promover el trabajo en equipo. Sin embargo, muchas veces están preparadas para reuniones formales, pero no para apoyar el trabajo de colaboración que debe tener en cuenta además la tecnología con la que contamos hoy en día.

Necesitamos que la sala de reuniones sea más cómoda e integrada con la tecnología, a la vez que se optimiza el espacio de trabajo.

Existen mesas de muchos colores, tamaños y formas. Pero las más usadas y populares son las mesas con forma redonda o rectangular. Cada una de estas mesas sirven para propósitos distintos y conviene saber para qué fueron diseñadas.

 

 

Características de tu mesa de reuniones

Características a la hora de escoger una mesa de reuniones:

1. Durable: Deseas una mesa que dure, por lo tanto dé una buena imagen, invierte un poco más en la mesa adecuada.

2. Elegante: Tradicional o moderna, debe ser elegante como un producto de materiales y líneas finas. Tiene que ser un mueble que se vea bien y genere comodidad a la vez.

3. Estética: El mueble debe ir acorde a la estética general de las oficinas, cuidando el color y la decoración.

4. De calidad: Cualquier experto o profesional identificará rápidamente una mesa de mala calidad y obtendrás una mala imagen.

 

Funcionalidad de mesas

Dependerá si las reuniones son más formales o informales, participativas o más de dirección, necesitarás uno u otro tipo de mesa. Las mesas redondas son capaces de generar sensaciones de igualdad entre miembros de la reunión y que propician una comunicación fluida.

En cuanto a las mesas rectangulares son más adecuadas para las reuniones con la directiva, para la toma de decisiones o comunicación por negocios.

 

Reuniones imprevistas

En casos de reuniones no planificadas, es mejor utilizar una mesa alta como por ejemplo una E-table, que cambia de nivel de altura. Este mueble de oficina resulta ideal para utilizar en espacios diáfanos, favoreciendo el encuentro informal y breve entre diferentes miembros de la oficina o visitas inesperadas.

 

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