Hoy en día, las empresas buscan optimizar recursos sin sacrificar la productividad. Por eso, el hot desk se ha convertido en una tendencia que está transformando la forma en la que trabajamos y utilizamos los espacios.
Pero, ¿qué lo hace tan atractivo? Antes de responder a esta pregunta, veamos qué es el hot desk y cómo funciona.
¿Qué es un hot desk?
Es un sistema de organización del espacio de trabajo en el que no existen puestos fijos.
Es decir, en lugar de tener un escritorio permanente, los trabajadores pueden utilizar cualquier estación según su disponibilidad o necesidad del día.
Su objetivo es crear un ambiente más flexible que facilite una comunicación más fluida y un mejor aprovechamiento del espacio.
¿Cómo funciona en las oficinas modernas?
Este tipo de sistemas se ve con más frecuencia en los espacios de coworking, oficinas flexibles y empresas con modelos de trabajo tipo híbrido.
Para que el hot desk funcione correctamente las estaciones deben estar equipadas con mobiliario ergonómico, puntos de conexión eléctrica y espacios para guardar cosas.
¿Qué otros espacios complementan un sistema hot desk?
- Salas de reuniones:
Sean de uso libre o con reserva, las salas de reuniones son esenciales en un sistema hot desk.Estos espacios permiten realizar reuniones de equipo, videollamadas o sesiones de intercambio de ideas sin interrumpir el trabajo de los demás.
- Espacios privados:
No todas las conversaciones pueden darse en entornos abiertos. Por eso, siempre se recomienda contar con espacios que garanticen privacidad.
Beneficios de los hot desk
El hot desk es una solución estratégica para las oficinas modernas, especialmente para las que buscan eficiencia y un mejor uso del espacio.
Entre sus principales beneficios destacan:
- Ahorro de espacio y costos: al eliminar los puestos fijos, se reduce la cantidad de escritorios necesarios y, en consecuencia, los gastos de mantenimiento y equipamiento.
- Mayor flexibilidad: los trabajadores pueden elegir el espacio que mejor se ajuste a su jornada, lo que mejora la comodidad y la dinámica de trabajo.
- Mejor aprovechamiento del espacio: los escritorios compartidos y modulares permiten optimizar cada metro cuadrado de la oficina.
- Comunicación más fluida: este tipo de entorno promueve la interacción entre equipos.
- Facilidad para crecer y reorganizarse: el sistema hot desk permite adaptar la oficina sin grandes inversiones.
Hot desk vs. puestos fijos de trabajo
Si estás pensando en diseñar tu oficina, elegir el tipo de puesto de trabajo es una de las decisiones más importantes.
Los puestos fijos y el hot desk responden a necesidades diferentes. El hot desk apuesta por la flexibilidad, permite reducir costos y se adapta fácilmente a modelos de trabajo híbrido.
Además, ayuda a optimizar áreas que antes se tenían vacías, siendo ideal para empresas dinámicas y en constante cambio.
Por otro lado, los puestos de trabajo fijos ofrecen mayor estabilidad y personalización.
Cada trabajador tiene su propio espacio, lo que se recomienda para roles donde la persona necesita equipos específicos o constantemente usan documentos.
En resumen, el hot desk no busca reemplazar por completo a los puestos fijos, sino ofrecer una alternativa más flexible.
La elección dependerá del tipo de empresa y el ritmo de trabajo del equipo.
Mobiliario clave para implementar un hot desk exitoso
Para que tu hot desk funcione correctamente, debes contar con el mobiliario adecuado. Elegir las piezas correctas garantiza un sistema ordenado y eficiente.
A continuación, te contamos qué mobiliario no puede faltarte:
Mesas modulares o tipo bench
Las mesas tipo bench son muebles modulares que permiten ubicar a varios colaboradores en la misma superficie.
Es el mobiliario ideal para optimizar el espacio y facilitar la comunicación entre equipos.
Sillas ergonómicas
Las sillas ergonómicas se caracterizan por contar con múltiples ajustes que permiten acomodarlas a distintas necesidades.
De esa manera, una misma silla puede ser utilizada por personas de diferentes contexturas, algo esencial en los sistemas hot desk.
Lockers
Como en los hot desk las personas están en constante movimiento, no tienen cajoneras individuales.
Por eso, es necesario contar con un espacio donde los trabajadores puedan guardar sus pertenencias de forma segura.
Accesorios de conectividad
Este tipo de sistema requiere de estaciones bien equipadas con tomas eléctricas, puertos USB, power hubs integrados y cargadores inalámbricos.
Estos accesorios aseguran que cada puesto esté completo para que las personas se sientan cómodas y puedan trabajar sin interrupciones por falta de conexión.
Paneles
Aunque el hot desk busca entornos abiertos, siempre es necesario tener un poco de privacidad. Por eso, en Visso recomendamos el uso de paneles de vidrio.
Estos aportan privacidad sin perder la sensación de amplitud del hot desk.
¿Es para todos?
Aunque el hot desk tiene múltiples beneficios, no se adapta a todas las empresas.
Su éxito depende del tipo de trabajo que se realiza y del nivel de flexibilidad.
El sistema es ideal para los trabajadores que pueden mover fácilmente sus herramientas de trabajo y que no dependen del uso constante de documentos físicos.
En cambio, para las otras áreas de trabajo, se recomienda optar por puestos de trabajo fijos o por soluciones mixtas.
¿A qué nos referimos con soluciones mixtas?
A contar con áreas coworking, estaciones compartidas y salas de reuniones que permitan cubrir diferentes necesidades del equipo.
