Las salas de reuniones son espacios clave en toda empresa: son lugares donde se toman decisiones, se hacen lluvias de ideas y se crean proyectos.
Sin embargo, muchas veces se diseña pensando más en la foto que en la experiencia real, dejando de lado la ergonomía.
Y, cuando una sala de reuniones no es cómoda, la concentración disminuye y la productividad se ve afectada.
¿Qué es la ergonomía y por qué es importante en las salas de reuniones?
La ergonomía busca algo simple: adaptar los muebles, máquinas y accesorios a las necesidades de las personas.
En ese sentido, dentro de una oficina se busca reducir el esfuerzo innecesario y prevenir lesiones y molestias.
En las salas de reuniones la ergonomía cumple un papel importante ya que suelen ser espacios donde las personas están sentadas por un periodo de tiempo.
Por eso, cuando está diseñada bajo los estándares ergonómicos, la experiencia de las reuniones es más productiva y se tiene un ambiente más profesional.
Ojo: Una mala postura, el mobiliario inadecuado o una mala distribución pueden causar fatiga, dolores y desconcentración.
Distribución del espacio: Cómo organizarlo correctamente
La correcta distribución del mobiliario y el espacio es uno de los pilares de la ergonomía en las salas de reuniones. Un ambiente mal organizado puede causar:
- incomodidades
- limitar la movilidad
- afectar la dinámica de una reunión
Así que te contaremos cómo organizar tu espacio correctamente.
Respeta las zonas de circulación
Una sala de reuniones debe contar con suficiente espacio para que las personas se sienten, se levanten y se desplacen sin golpear cosas.
La distancia entre la mesa, las sillas y las paredes influye directamente en el confort y la percepción del ambiente.
Conoce cuántas personas usarán el espacio
Este es uno de los errores más comunes: tu sala de reuniones no puede estar diseñada para llenarse, sino para ser un espacio cómodo donde se tengan conversaciones fluidas.
Una mesa demasiado grande para el espacio o una sala llena de cosas innecesarias puede causar incomodidades físicas y malestares.
Elige el mobiliario adecuado
Para tener una lluvia de ideas, videoconferencias o presentaciones se necesitan distintas cosas y tus muebles deben responder al tipo de reunión que sueles tener.
Es decir, debes contar con el mobiliario necesario para que se facilite la comunicación y las reuniones sean eficientes.
Importancia de las sillas ergonómicas en las salas de reuniones
Las sillas son uno de los elementos más determinantes en la ergonomía de un espacio.
Y, aunque muchas reuniones no son tan largas, estar en una mala posición incluso por una hora puede generar tensiones o dolores.
Eso significa que las sillas que elijas deben ofrecer diversos ajustes (altura, apoyabrazos, soporte lumbar, entre otros) para que los usuarios puedan adecuarlas a sus necesidades.
Los materiales de la silla también influyen en la experiencia del usuario. Los asientos y los respaldos transpirables y acolchados hacen la diferencia.
Otro plus es que elegir las sillas ergonómicas adecuadas te ayudará a tener una imagen más profesional.
¿Cómo influyen las mesas y accesorios en la ergonomía de tu sala de reuniones?
Aparte de las sillas, las mesas y los accesorios cumplen un rol fundamental.
Una mesa con la altura incorrecta puede obligar a las personas a adoptar posturas forzadas, afectar la alineación de su cuerpo y provocar fatiga.
Y en la superficie de la mesa se deben poder colocar documentos, laptops y objetos personales sin problema.
Los accesorios también marcan la diferencia.
Contar con un sistema de conexión, pizarras móviles o sistema de cableado construyen un entorno ordenado y funcional.
Una correcta combinación de mesas y accesorios ergonómicos hacen de las salas de reuniones espacios más cómodos y eficientes para distintos tipos de encuentros.
La iluminación en las salas de reuniones
Seguro te ha pasado que te duelen los ojos o la cabeza porque estás trabajando en un lugar poco iluminado.
Esto es porque la iluminación es un factor que influye directamente en la concentración, cómo se siente la vista y en la energía de las personas.
Para el día a día, se recomienda aprovechar la luz natural. Un espacio bien iluminado de forma natural da la sensación de bienestar.
Eso sí, es importante que cuides los reflejos en pantallas, mesas o pizarras.
La iluminación artificial debe ser uniforme y bien distribuida. Una temperatura de color equilibrada ayuda a mantener la atención sin generar cansancio visual.
Las salas de reuniones bien iluminadas facilitan la comunicación y que las reuniones sean más productivas y agradables.
Tecnología y ergonomía: ¿cómo integrarlas en las salas de reuniones?
Actualmente, no hay espacio de trabajo ni reunión que no necesite algún tipo de conexión.
Por eso, es importante saber cómo integrar la tecnología de forma óptima en una sala de reuniones.
Cuando una sala no está bien pensada y se tienen las pantallas mal ubicadas, los cables a la vista o los equipos difíciles de conectar se generan incomodidades, pérdida de tiempo y posturas forzadas.
Consideramos este un punto de bastante cuidado, por lo que te dejamos algunas recomendaciones para que completes tu sala de reuniones sin perder la ergonomía:
Cuida la ubicación de las pantallas y proyectores
Estos deben estar colocados a una altura que les permitan ser vistos de forma cómoda para todos.
Así, evitas la necesidad de malas posturas o que las personas fuercen su vista.
En las salas donde se harán videoconferencias, la cámara también debe estar colocada a una altura que deje a las personas tener una postura natural.
Integra sistemas para la gestión del cableado
Existen accesorios que puedes colocar en las mesas de reuniones que sirven para guardar u ocultar los cables.
Al usarlos, tu sala de reuniones se verá ordenada y se pueden evitar accidentes.
Además, contar con conexiones accesibles para laptops y celulares permite que la tecnología potencie toda reunión.
Factores claves para el confort
Cómo te has podido dar cuenta, el confort depende de la combinación de varios factores.
Cuando estos se cuidan de manera integral, las reuniones pueden ser productivas.
Ahora, te contaremos otros factores a tener en cuenta. Ten presente que cuidar de ellos facilita que las salas de reuniones sean espacios realmente cómodos y funcionales.
La acústica
La ventilación
La temperatura y ventilación del espacio juegan un papel clave.
Tu sala de reuniones puede tener el mejor mobiliario pero si es muy caluroso o frío va a ser incómodo.
Por eso, debes contar con una ventilación adecuada. Esto garantizará la renovación del aire y mantendrá la sensación térmica.
La limpieza
Señales de que tu sala de reuniones no es ergonómica
En casi todos los casos, las señales son evidentes pero están normalizadas.
Por ejemplo, si las personas se mueven mucho o se golpean con las cosas, es probable que tu mobiliario no sea el adecuado o esté mal distribuido.
Otra señal es la aparición de dolores después de las reuniones. Esto está relacionado con sillas no ergonómicas o mesas mal dimensionadas.
La falta de concentración y las reuniones poco eficientes también pueden indicar problemas ergonómicos. Es importante resolver qué es lo que está perjudicando tu espacio.
Detectar estas señales a tiempo permite transformar tu sala de reuniones en un espacio más alineado con la forma en la que realmente trabaja tu equipo.
